Publié le : 04 juin 20206 mins de lecture
Les frais de déplacement professionnels représentent une part non négligeable des dépenses professionnelles. Ils constituent à ce titre des charges imputables sur le revenu salarial annuel. Leur mode de remboursement suscite souvent des interrogations. C’est ainsi que plusieurs salariés se demandent comment déclarer les frais de déplacement. Découvrez dans cet article, les méthodes de déclaration existantes.
Notions de frais de déplacement et d’indemnité kilométrique
Avant de parler de déclarer les frais de déplacement, il est important d’en repréciser le sens. En effet, il ne faut pas simplement résumer les frais de déplacement aux indemnités kilométriques. La notion bien plus large englobe aussi bien lesdites indemnités que les autres dépenses liées au transport des salariés dans le cadre de l’activité professionnelle.
Ainsi, l’expression frais de déplacement indique les frais engendrés par les voyages d’affaires, les frais de trajet domicile-travail, les frais de stationnement, de péage, l’assurance, l’entretien des véhicules et autres. En fin d’activité, le salarié qui espère le remboursement des frais de déplacement qu’il a engagés a le choix entre deux méthodes principales. Il s’agit de la méthode des frais réels et celle du forfait.
À découvrir également : Quel statut pour travailler en freelance ?
Déclarer les frais de déplacement par la méthode des frais réels
Lorsque le salarié effectue des déplacements dans le cadre professionnel, il doit en produire les justificatifs. Ceux-ci lui permettront de déclarer ses frais de déplacement à son employeur. Ce dernier pourra donc les inclure dans sa comptabilité fiscale en prenant soin de vérifier qu’ont été effectivement déduits :
La proratisation des dépenses d’assurance, de l’intérêt sur emprunt réalisé pour l’acquisition du véhicule et de toute autre dépense annexe concernant les déplacements professionnels ;
Les frais d’amortissement ;
La proratisation des frais de carburation.
La méthode des frais réels est adaptée pour les salariés qui estiment que leurs dépenses effectuées pour le déplacement excèdent le taux forfaitaire fixé par l’Etat.
Ainsi, un salarié qui réalise 50% de déplacement à but professionnel sur 20 000 km parcourus par an, déclarera ces 50% des frais de déplacement. Si la carburation d’un an lui revient à 1 500 € par exemple et qu’il a parcouru la moitié du kilométrage annuel pour un usage professionnel, il devra donc déclarer un montant de 1500 € /2.
Cette déduction est valable même si le véhicule appartient à l’entreprise. Dans ce cas, les frais de déplacement personnels réalisés avec le véhicule représentent un avantage en nature imposable.
Le barème kilométrique est valable pour tous les véhicules utilisés dans le cadre de votre activité professionnelle, et ce, durant toute l’année. Il est alors impossible de changer d’option de déduction au cours d’une année. Cette méthode prend en compte toutes les automobiles du personnel et de l’entreprise. C’est-à-dire que le barème kilométrique forfaitaire s’applique à un véhicule, même s’il n’appartient pas au contribuable.
Toutefois, lorsque le véhicule a été acheté à crédit ou loué, ce sont les frais réels qui doivent être déclarés, sauf les frais de carburant qui peuvent être déduits par l’administration
Le barème kilométrique forfaitaire couvre les consommations concernant :
L’amortissement de l’automobile ;
Les frais de carburant ;
Les frais de réparation, les frais pneumatiques, les frais d’entretien du véhicule ;
Les primes d’assurance et les taxes.
À consulter aussi : Quel statut pour travailler en freelance ?
Déclarer les frais de déplacement par la méthode forfaitaire
La méthode forfaitaire consiste à appliquer une déduction de 10% au revenu salarial net imposable. L’administration applique directement cette déduction lorsque le salarié ne choisit pas la déclaration par les frais réels. Elle convient parfaitement aux personnes qui n’effectuent pas de déplacements extraordinaires fréquents dans le cadre du travail et aussi à celles qui ne souhaitent ou ne trouvent pas l’utilité de collectionner des justificatifs.
Pour choisir votre méthode de déclaration, vous devez prendre en compte votre revenu et les distances que vous parcourez. Lorsque celles-ci ne sont pas élevées, les frais réels ne seront pas considérables. Prenez donc chaque facteur en compte comme l’indique le site de la direction générale des finances publiques pour déclarer vos frais de déplacement.