Outils et solutions logicielles de dématérialisation des factures

dématérialisation des factures

Si vous souhaitez améliorer le traitement de vos factures, vous pouvez avoir recours à la dématérialisation. Cet outil vous permet de traiter le support de vos données. Cette solution consiste à transformer les documents au format papier en documents au format numérique. La dématérialisation peut également intervenir sur les données, l’audio, les vidéos… Quels sont alors les outils utilisés ? Et quels en sont les avantages ?

Les outils utilisés pour la dématérialisation des factures !

Il existe plusieurs outils capables de dématérialiser les factures. Mais il faut savoir choisir celui qui offre sécurité, automatisation et flexibilité. C’est important car l’optimisation de la comptabilité fournisseurs dépend du choix de votre outil. Voici quelques outils de dématérialisation de factures : Divalto, Numen, Yooz, EBP, Elo Digital Office, Xamance, Infor, Esker, etc. Certains logiciels sont accessibles même avec une simple connexion. Cependant, ils vous permettent de mettre en place facilement des circuits d’affirmation. Ils sont également capables d’assurer la trace et l’origine de tous les documents afin d’être en règle avec la PAF (Piste d’Audit Fiable). De plus, ils assurent l’extraction et la lecture des informations importantes sur les factures. Enfin, le logiciel permet de stocker les factures fournisseurs de manière adaptée et rassurante. Même si le document envoyé est au format PDF ou numérique, ils sont capables de le reconnaître. Apparemment, ces outils sont capables de vérifier, saisir, contrôler et valider les factures. Lorsque la validation est terminée, toutes les informations relatives aux factures sont envoyées au système ERP. Les factures sont finalement saisies dans le système comptable. Pour plus d’informations, cliquez ici : solution de dématérialisation de factures.

Les solutions pour dématérialiser les factures !

Afin de ne pas perdre les bénéfices dans les sinuosités du manque d’efficacité administrative, la solution dématérialisation factures consiste à industrialiser les opérations de cautionnement à l’aide de la dématérialisation. Pour cela, il ne suffit pas de numériser vos documents. Vous devez remplacer la complication numérique par la complication papier. En effet, une dématérialisation permet d’automatiser et de chaîner les étapes consécutives de la procédure : de la gestion des acquisitions au traitement des factures. Qu’il s’agisse de la reconnaissance automatique, du circuit d’approbation électronique, de la numérisation, de l’exportation des écritures vers un logiciel comptable ou un ERP, de l’affectation et de l’enregistrement. Si le processus continue à progresser, les parties concernées sont informées.

En outre, les solutions actuelles sont basées sur l’intelligence artificielle. Elles sont capables d’examiner les documents sans trier individuellement leur présentation, leur support et leur format. Les documents peuvent être visualisés et récupérés à l’aide d’un moteur de recherche. Une fois les données lues et reconnues, elles sont automatiquement envoyées au logiciel de comptabilité de l’entreprise. A ce stade, les factures numérisées doivent être des copies conformes en contenu et en image des factures papier.

Les avantages d’un logiciel de dématérialisation de factures !

En recourant à un logiciel de dématérialisation des factures, le processus des factures sera accéléré et le temps de l’opération sera réduit par 5. Cela se fait en éliminant les tâches chronophages et répétitives pour faciliter les missions à haute utilité. De plus, en utilisant la dématérialisation, les factures électroniques pourront être traitées 15 fois plus rapidement. Le département financier et comptable deviendra également plus rentable. Ainsi, le chiffre d’affaires de l’entreprise augmentera jusqu’à 2 %.

Apparemment, de nombreuses erreurs seront évitées comme les doublons, les risques de fraude, les erreurs de saisie, les pertes de documents, les erreurs de paiement. En outre, la procédure d’audit externe et interne sera également facilitée. Grâce à l’efficacité du logiciel gestion factures fournisseurs, les délais seront réduits et de bonnes relations commerciales seront maintenues avec un lien.