Solutions de dématérialisation des factures pour entreprises

dématérialisation des factures

Pour les entreprises, la dématérialisation des factures va plus loin qu’une simple transition numérique. En effet, elle représente un enjeu important, notamment une nouvelle organisation, une refonte de process, un changement de paramétrages de sécurité et de contrôle ainsi qu’une mise en place du workflow de validation. Mais, que faut-il savoir réellement de cette solution ?

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?

Loin des idées reçues, la dématérialisation des factures ne consiste pas seulement à scanner un document, à l’enregistrer en format PDF et à l’envoyer en pièce jointe chez un fournisseur ou un client. Ce process est la numérisation.  La vraie dématérialisation s’avère un processus plus complet. Elle n’implique pas l’impression d’un document papier. En fait, elle consiste à créer un document numérique qui sera intégré à une procédure comprenant une signature électronique, un workflow de validation ainsi qu’une piste d’audit fiable.

À titre d’information, la facture électronique deviendra obligatoire sur le territoire français à partir de l’année 2023. Cette nouvelle règle s’applique à toutes les entreprises, peu importe leur envergure, leur statut juridique et leurs secteurs d’activité. Les petites TPE comme les grandes multinationales doivent, donc, utiliser un logiciel de gestion des factures. Cliquez ici pour trouver une solution de dématérialisation des factures fiables !

Une solution de dématérialisation des factures en entreprise 

L’adoption d’une solution de dématérialisation des factures ne se fait pas du jour au lendemain. Il est important de suivre quelques démarches afin d’assurer une mise en place pérenne.

La première étape est de réaliser un diagnostic des processus internes. Concrètement, il s’agit d’analyser le système de gestion des factures actuellement utilisé pour en dégager les forces et les faiblesses. Il faut, par exemple, faire un audit de la comptabilité, du logiciel comptable, des fournisseurs, de la quantité de factures traitée par mois, du délai moyen de paiement, etc. Après cela, il faut étudier le changement que peut apporter l’automatisation à ces détails.

Par la suite, il faut choisir la solution de dématérialisation à utiliser. La plus adoptée par les entreprises est l’achat d’une licence de logiciel de gestion en interne. Ce procédé s’avère le plus sécurisé, mais le plus coûteux. Par rapport à la situation économique actuelle des entreprises, la solution SaaS est la plus recommandée pour les PME. Hébergée par des clouds, elle ne requiert pas de frais de licence ni de formation. Elle est aussi plus facile à utiliser.

Une fois que la solution de dématérialisation est choisie, l’entreprise peut procéder à la phase test du nouveau process. Toute l’équipe s’occupant de la gestion financière doit être mobilisée pour la mise en place des processus. Au fur et à mesure de l’utilisation de cet outil numérique, il est possible de faire quelques ajustements. En plus d’adhérer les collaborateurs, il faut également impliquer les fournisseurs dans ces changements internes. L’entreprise doit leur démontrer les bénéfices de ce nouveau dispositif.

Quels sont les avantages de la dématérialisation des factures en entreprise ?

La dématérialisation des factures est bénéfique pour tous les secteurs d’activité que ce soit sur le côté technique, financier ou organisationnel. En premier lieu, elle permet surtout de gagner du temps parce que les processus de collecte, de traitement ainsi que de paiement de factures sont automatisés. Mis à part cela, elle aide à réduire les délais de paiement et de traitement des factures. Grâce à l’archivage électronique, ce procédé permet aussi de gagner de la place.

L’établissement d’un processus de dématérialisation des factures est également une manière d’atténuer tous risques qui sont liés au traitement manuel de documents. On compte, par exemple, le vol, la perte, les erreurs de saisie, la fraude ou encore le doublon. Outre cela, ce procédé permet aussi d’améliorer la relation avec les fournisseurs.