Le logiciel de gestion des temps et des activités est un outil de travail RH en entreprise. En effet, la gestion du temps fait partie intégrante de la gestion de projet impliquant l’emploi des tables horaires pour évaluer le progrès au niveau de l’environnement du projet. C’est une invention qui apparaît depuis les années 1980 et connaît une forte amélioration au fur et mesure du temps pour avoir été apprécié par de nombreuses entreprises travaillant sur la base de la digitalisation.
Les différentes fonctionnalités d’un bon logiciel de la gestion des temps et des activités en entreprise
Que ce soit pour un modèle premium ou freemium, vous pouvez définir au préalable les paramètres appropriés. L’avantage de choisir un logiciel de gestion des temps et des activités étant de pouvoir : faire la synthèse du temps passé par client et par projet, suivre le temps d’absences ou congés payés, calculer les jours d’absences, heures supplémentaires ou arrêt maladie ou majoration. Mais aussi, décompter le temps selon les différentes activités professionnelles, gérer les feuilles de temps, suivre les salariés chaque année, suivre le temps facturé sur projet, suivre le budget des projets et les coûts par salarié et faire le pilotage des différents projets internes d’une entreprise.
Puis, ce logiciel recouvre d’autres fonctionnalités telles que la capacité de : faire du contrôle des coûts, la planification, la gestion du budget, l’allocation des ressources, la communication, le logiciel collaboratif, la gestion de la documentation, la gestion du budget, la gestion de la qualité, la gestion du système d’administration pour résoudre la complexité des grands projets…
Fonctions principales dudit logiciel
En général, le logiciel de gestion des temps et activités participe à la politique de la digitalisation et l’automatisation des différentes tâches administratives, juridiques, financières, comptables et RH en entreprise.
Pratiquement, cela permet de faire le suivi : des absences ou présences des collaborateurs, le calcul du compteur individuel des salariés, les congés, les congés spéciaux, les facteurs de pénibilité pour alimenter le CPP, les heures supplémentaires, les heures de délégation, les heures de récupération, les horaires de travail, les activités et horaires passés par tâches, le pointage par badgeuse classique ou virtuelle sur PCc ou Smartphone, la RTT, les temps de pause, etc.
Conseil pour optimiser la gestion des temps et des activités en entreprise
De prime abord, il faut toujours privilégier les rumeurs véhiculées par les proches pour commander votre logiciel dans le meilleur site dédié pour mieux gérer du temps. Ensuite, vous devez comprendre toutes les fonctionnalités intégrées. Notamment : le calcul des heures pour certains horaires spécifiques, la configuration des comptes et axes analytiques, la déclaration du seuil des heures supplémentaires pour les jours fériés et autres, la déclaration du nombre de jours et heures annuels, la durée contractuelle par semaine des salariés, les heures supplémentaires, les heures récupération, le paiement des heures supplémentaires accomplies, la saisie des temps, la validation des feuilles de temps…
Puis, vous devez vous renseigner au préalable : sur la performance du logiciel, la possibilité de faire un test gratuit en ligne avant achat de la version complète, la possibilité de solliciter des avis et devis, le témoignage client ou retour d’expérience venant des professionnels utilisant ledit logiciel, l’offre de formation rapide au module activités et temps, la possibilité d’obtenir des conseils pratiques sur son utilisation depuis le site de vente, la possibilité d’élaborer un cahier de charge incluant des formats de fichier Excel (pour le suivi des temps, feuilles de temps pour servir de renseignement, à créer pour les exigences d’étude, pour la synthèse mensuelle à extraire) tant attendu, la réputation dudit logiciel et la possibilité de faire le paiement en ligne en toute sécurité et rapidité.
Avantages d’optimiser la gestion des temps et des activités en entreprise
Le logiciel de gestion du temps est conçu pour faciliter la gestion du temps de travail des ressources humaines en entreprise. Ainsi, l’entreprise, par l’intermédiaire des responsables de la section RH, peut accélérer-automatiser-dynamiser le temps des collaborateurs via : le processus de pointage, le contrôle des horaires de travail (anomalie de pointage, absence, présence, dépassement horaire, temps de repos, export des horaires, travail à temps partiel, etc.), la validation des feuilles de temps et le calcul des temps (comptabilisation des heures supplémentaires, horaire annuel, majorations, primes, etc.) et ce, sans pour autant perdre les leurs.
Cela permet d’effectuer en si peu de temps : la facturation des clients, le traitement des tâches, la gestion et suivi des activités (analyse des coûts-marges-rentabilité, le remplissage du compte-rendu des activités en ligne ou offline, le suivi de l’avancement du projet), la gestion des différents types de contrat de travail la planification, la gestion des projets divers en internes ou à l’extérieur.
Concernant l’analyse de la rentabilité, les collaborateurs sont censés remplir leurs feuilles de temps en toute facilité et les envoyer pour validation ainsi que de consulter régulièrement le cumul des horaires de travail et le compteur de récupération.
Par contre, le manager sera notifié par mail pour valider les feuilles de temps en question et suivre le déroulement des projets. Et le service financier pourra facilement analyser la rentabilité produite par client ou par projet, suivre la performance par client ou service ou structure et disposer des informations numériques nécessaires pour déterminer les prix de vente et de revient.
Enfin, l’entreprise peut travailler rapidement, efficacement, produire des résultats en temps ponctuel et automatisé et en local ou en mode hébergé. Vous pouvez même choisir entre le modèle premium ou celui freemium…