L’utilisation d’un logiciel de facturation résulte de nombreuses raisons. Ce genre d’outil s’avère plus pratique et plus commode. Il facilite le suivi des ventes et stocks tout en renforçant votre image de marque. Bien évidemment, il est primordial d’opter pour un logiciel adapté à votre activité. Il existe en effet un grand nombre de logiciels de facturation sur le marché ainsi, il faudra de la minutie et de la rigueur pour trouver le bon. Jeter sa dévolue sur celui qui tombe sous la main peut constituer une grosse erreur pouvant coûter cher. Alors concrètement, que faut-il savoir pour trouver le logiciel de facturation adapté à votre entreprise ?
Choisir un logiciel de facturation : oubliez Word et Excel !
Beaucoup de gérants de petites entreprises et commerçants utilisent encore Word et Excel en tant que logiciel comptable pour générer leur facture. Ce choix résulte du fait que ces outils sont plus flexibles et plus faciles à manipuler, mais aussi à la portée de tous. Sans oublier qu’ils permettent également l’automatisation de certaines actions parfois chronographes. Ce qui incite à n’utiliser rien d’autre.
Pourtant, ces logiciels deviennent de plus en plus obsolètes. Au fil du temps, les erreurs pouvant être fatales pour l’entreprise sont très fréquentes avec ces outils. Les fautes de calculs peuvent avoir un impact colossal sur le chiffre d’affaires de l’entreprise. De plus, ils ne sont pas conformes aux normes actuelles qui régissent le système de facturation comme gest4u.fr.
Logiciel de facturation : comment le choisir ?
Même si vous vous rendez compte qu’un outil de facturation est plus pratique, vous ne devez pas choisir le premier logiciel de comptabilité qui vous tombe sous la main. Vous devez trouver le programme adapté. La facture est l’un des documents qui reflètent l’image de votre entreprise. De ce fait, vous devez faire attention en le choisissant.
Il vous faut déterminer le type de logiciel adapté à votre activité. L’outil doit vous permettre d’ajouter votre logo, de personnaliser la couleur et le style de facture, mais aussi d’inclure les différentes conditions de vente. Plus vous délivrez une facture personnalisée, plus cela contribuera à votre renommée.
Il est important d’avoir un outil vous permettant de réaliser plusieurs tâches pour faciliter la gestion des ventes et différents services. En plus de vous aider à réaliser des factures personnalisées, le logiciel devrait vous aider à les classer, les archiver ou les envoyer automatiquement. Ce genre d’outils vous évitera d’ailleurs de commettre des erreurs. Avec l’option « suivi des paiements », vous pouvez automatiquement gérer les relances et les impayés. En d’autres termes, le logiciel de facturation doit vous faire bénéficier d’une organisation plus optimale, incluant même une synchronisation bancaire pour les transactions à distance. Ainsi, vous n’aurez aucun mal à relier vos comptes bancaires et votre système de facturation.
L’outil à privilégier ne doit pas uniquement être un logiciel de comptabilité, mais aussi un équipement de gestion. Le plus important est d’opter pour un programme qui respecte la loi antifraude. Cela vous évitera des problèmes avec l’autorité.
Logiciel de facturation : opter pour le type d’outil le plus adapté
Que vous décidiez d’utiliser un logiciel de comptabilité gratuit ou payant, le plus important est que vous choisissiez un outil performant, notamment adapté à vos besoins. Un logiciel gratuit peut parfaitement remplir les tâches que vous avez à accomplir. Ce que vous devez juger, c’est surtout la qualité de l’outil. Votre choix doit donc se baser sur les différentes fonctionnalités que vous souhaiterez avoir.
Le logiciel de gestion de comptabilité dite « one premise » apporte une protection assez solide de vos dossiers. Vous pouvez utiliser ce type de programme pour gérer vos ventes plus facilement. Vous aurez besoin de l’installer sur votre ordinateur, de ce fait vous ne pourrez accéder à vos données que sur votre ordinateur. Avec le cloud, vous profiterez d’un logiciel de comptabilité en ligne. Cela vous permettra d’avoir accès à vos données n’importe où. Vous n’avez rien à installer, tout se fait en ligne. Dans les deux cas, vous devez réfléchir à la solution qui vous paraît ergonomique et adaptée au budget alloué pour la License du logiciel.
Logiciel de facturation : les fonctionnalités indispensables
Le logiciel que vous aurez choisi doit contenir un minimum de fonctionnalités. Il doit vous proposer au minimum une prestation de mailing, de gestion de service client, la consignation des recettes, des ventes et de la trésorerie. Il doit également faciliter vos opérations comptables. Il devra par ailleurs simplifier la création des fiches clients, l’établissement des devis et bien évidemment, l’émission des factures.