La note de frais est une pièce ou un document justificatif des dépenses. Ce document est complété par le salarié à partir d’un document sous forme d’un tableau mentionnant la date, le montant et tous les types de descriptions des frais. Les dépenses faites par le salarié sont totalement payées ou aussi remboursées par l’entreprise avec une pièce de justification. De nos jours, pour faciliter le travail et la gestion des notes de frais d’une entreprise l’informaticien cherche un programme ou ensemble de programmes conçus pour le traitement informatique des données.
Gérer votre temps et vos dépenses avec Carlabella
Un logiciel de gestion de notes de frais permet aux entrepreneurs et chefs d'entreprise de gagner de l'argent et du temps. Le gain de temps pourra servir à accomplir des tâches plus importantes. Grâce à ce programme, il est désormais facile de gérer ses frais de déplacement professionnel. L'application automatise le processus d'administration des frais professionnels au travers d'une plateforme intuitive et ludique. Cette solution de gestion favorise la simplification et l'automatisation de l'administration des notes de frais.
Ce logiciel de remboursement se charge également de gérer les déplacements professionnels. Il optimise les déplacements pros au travers de divers modules. Pour simplifier et gagner du temps dans la gestion des déplacements d'affaires, Carlabella rassemble plusieurs outils pour préparer votre voyage. Ce programme vous assiste dans la demande de voyage, l’édition du rapport de mission jusqu'à la validation de l'ordre de mission. En consultant l'option « Réservation en ligne », il est plus simple de réserver son billet de train, d'avion ou programmer son séjour auprès d'une voyagiste. Pour optimiser vos conditions de transport, le logiciel calcule la durée du voyage et propose les circuits les plus écologiques.
Comment choisir un logiciel de note de frais ?
Avant d’entreprendre l’utilisation du logiciel. Il faudrait d’abord identifier les besoins de l’informaticien. Ainsi, sélectionner les applications correspondant aux besoins et aux critères. Ensuite, les tester selon la taille et les besoins de l’entreprise. Il serait préférable de tester plusieurs logiciels à la fois et faire le choix optimal et qui donne un meilleur rendement. Et après, opter pour ce qui est adapté à la taille et aux besoins de l’entreprise. Actuellement, on propose plusieurs logiciels toujours plus performants. La gestion des frais tels que les frais de repas, les
déplacements professionnels, les
remboursements des frais, les frais d’hôpitaux primeront par rapport à d’autres critères.
Les avantages de l’utilisation du logiciel de note de frais
L’utilisation d’un logiciel procure des avantages à une entreprise donnée selon les besoins de l’entreprise. En général, les notes de frais d’une entreprise concernent les
frais de repas, les frais professionnels suite à des déplacements professionnels, les divers remboursements tels que les frais d’hospitalisations. Le logiciel permet de sécuriser le processus de
gestion des déplacements en temps réel
. Le responsable a devant lui sur un simple clic un tableau de bord sécurisé qui lui permet d’avoir une vue globale sur la vie de son entreprise. Cet outil permet de réduire les éventuelles erreurs s’il est parfaitement paramétré. Le logiciel permet aussi de gagner beaucoup de temps. Il n’est plus nécessaire de consulter les différentes pièces comptables telles que les factures qui peuvent être des milliers de documents fastidieux à consulter et à analyser.
Ainsi, les coûts inhérents à l’entreprise diminuent, apportant un peu de bol d’air frais aux finances de l’entreprise en utilisant moins de personnels. Le logiciel s’adapte aux besoins de l’entreprise, il élimine automatiquement les pièces qu’il n’est pas nécessaire pour son fonctionnement. Le logiciel de
gestion des notes de frais facilite grandement les échanges de documents comptables au sein de l’entreprise et même vis-à-vis du fisc, par exemple pour les besoins d’un audit ou d’une analyse de la situation financière. Le comptable peut évaluer les notes de frais ou de déplacement d’un agent sur un site donné sur un simple clic sur son ordinateur.
