Solutions de gestion d’achats : guide pratique

Centrale d'achat

Les responsables des achats jouent un rôle essentiel dans le succès ou l’échec des entreprises pour lesquelles ils travaillent. Lorsqu’ils ne prévoient pas la demande anticipée de produits et de services, les responsables des achats passent leur temps à négocier avec les vendeurs et les fournisseurs afin d’obtenir la meilleure valeur possible pour leur organisation. Leurs responsabilités comprennent le maintien des relations avec les fournisseurs, la prévision des tendances en matière de prix, la formation et la gestion de leurs équipes. Quel que soit votre niveau de compétence en matière de gestion des achats, il est toujours possible de s’améliorer grâce à quelques conseils.

Soyez transparent !

Misez sur la transparence en traitant les achats, les factures et le suivi des fournisseurs sur une centrale d’achat comme achatcentrale.fr. Cela garantit une communication ouverte et la responsabilité à chaque étape du processus d’achat, tant pour l’acheteur que pour le vendeur. En conservant les informations sur un système unique, votre équipe d’achat peut obtenir l’analyse des données dont elle a besoin pour profiter des remises, éviter les retards de paiement ou les doubles paiements et satisfaire les fournisseurs. La meilleure façon d’optimiser la transparence est de documenter vos processus d’approvisionnement. Qu’il s’agisse des procédures de gestion des fournisseurs, de la gestion des comptes fournisseurs ou de l’exécution du flux de commandes, documentez-les.

Intégrez les processus d’approvisionnement !

Des systèmes d’approvisionnement distincts ralentiront le travail en créant des barrières et des lacunes entre les processus d’approvisionnement. Pensez-y, des processus tels que les demandes de budget, les contrôles de qualité, le groupement d’achat et l’autorisation d’expédition nécessitent une certaine action manuelle. Si ces processus ne sont pas intégrés, le système d’approvisionnement fonctionnera de manière désordonnée, comme un processus de type stop-start avec des goulots d’étranglement.

L’intégration des différents processus d’approvisionnement garantit un système fluide et rationalisé du début à la fin, en comblant les lacunes entre un système d’approvisionnement et un autre. En fait, des processus d’approvisionnement efficaces permettront à votre entreprise de gagner du temps et de l’argent, les inefficacités en matière d’approvisionnement coûtant aux entreprises 1,5 milliard d’euros par an. L’automatisation réduit les processus opérationnels répétitifs, ce qui permet aux équipes chargées des achats de consacrer plus de temps à d’autres tâches importantes. Par exemple, l’automatisation évite la composante humaine de la saisie des données et les erreurs coûteuses.

Passez périodiquement en revue les fournisseurs !

En tant que responsable des achats, l’une de vos principales responsabilités est de négocier les meilleures offres qui apportent le plus de valeur ajoutée à votre organisation. Pour y parvenir efficacement, vous devez prendre l’habitude de revoir périodiquement vos relations avec les fournisseurs existants et de vérifier si de nouveaux prestataires peuvent proposer des prix plus compétitifs. Même si vous avez une excellente relation avec un certain fournisseur, il peut être bénéfique de changer de partenaire. Passez en revue vos options au moins une fois par trimestre et n’ayez pas peur de faire des changements.

Les outils d’approvisionnement numériques rationalisent encore davantage la consolidation des fournisseurs, une stratégie qui peut réduire considérablement les coûts et générer des opportunités d’économies. En réduisant le nombre de fournisseurs auprès desquels vous vous approvisionnez, vous avez plus de chances de bénéficier de remises sur le volume et de frais d’expédition réduits. Moins de fournisseurs signifie également moins d’administration, ce qui vous libère du temps pour vous concentrer sur les relations avec les fournisseurs qui offrent la meilleure valeur.

Collaborez avec votre équipe et accélérez les processus !

Dans l’environnement de travail à distance actuel, la collaboration entre les équipes est plus importante que jamais. La mise en œuvre d’un système d’approvisionnement ou d’un outil numérique pour faciliter ce processus peut permettre à votre équipe d’atteindre ses indicateurs clés de performance (KPI) en matière de réduction des coûts et vous aider en tant que responsable des achats. Appuyez-vous sur la technologie pour accélérer et automatiser les flux d’approvisionnement. Vous pouvez être sûr que toutes les parties prenantes sont notifiées lorsqu’une action est requise, que la délégation de pouvoir est appliquée et que les tâches sont accomplies dans les temps pour garantir que toutes les opportunités d’économies sont saisies.

Une autre achat solutions consiste à encourager vos meilleurs éléments à rester engagés et à leur donner les moyens de le faire. Les travailleurs d’aujourd’hui accordent une grande importance à la pile technologique de leur entreprise. Améliorez le moral de votre personnel en rationalisant les processus quotidiens et en le responsabilisant. Déployez des outils numériques d’amélioration de la productivité qui réduisent les répétitions et la complexité, font gagner du temps et permettent aux équipes d’obtenir de meilleurs résultats. Lorsque vos employés remarqueront que leurs collègues sont promus, ils seront incités à travailler dur pour augmenter leurs chances de se voir offrir le prochain poste de haut niveau qui se libère. En conséquence, votre équipe d’approvisionnement devient plus efficace car elle est composée de travailleurs motivés et responsabilisés. L’adoption de la solution augmente le retour sur investissement, car votre équipe aura une meilleure compréhension de vos systèmes d’approvisionnement et de vos processus internes. Elle sera en mesure d’extraire des données de ces systèmes pour prendre des décisions qui apportent une valeur commerciale.