Gestion documentaire : profiter d’une solution logicielle adaptée

Gestion documentaire

Vous n’oublierez jamais : la tendance est à la dématérialisation de l’entreprise. À cet égard, les logiciels de gestion de documents jouent un rôle central. En fait, une gestion électronique de plusieurs documents et des informations de l’entreprise est également la clé pour adopter la transformation numérique. Écologie, sécurité, économie, productivité : sous tous les angles, la mise en œuvre d’une GED présente des avantages indéniables. Vous hésitez donc à en adopter un pour votre entreprise ? Découvrez ce que c’est un logiciel de gestion documentaire et les principaux avantages que le logiciel de GED apporte à votre entreprise.

Logiciel GED : c’est quoi exactement.

 Le logiciel documentaire est la solution informatique qui permet de gérer un ensemble de documents numériques ou physiques composé de plusieurs documents de divers formats : vidéos, photos, texte, et de permettre à des publics internes ou externes à l’organisation d’accéder à ces ressources. Il comprend la base de données, le moteur de recherche, l’interface de gestion et l’interface utilisateur. Il peut prendre la forme d’un portail Web ou d’un intranet. Il offre diverses possibilités de communication : newsletters, emails, alertes, etc., pour les professionnels du document. Tout d’abord, il est important de comprendre ce qu’est le logiciel d’une gestion électronique de documents. Le rôle d’une GED est de fournir aux entreprises un système électronique pour partager, trouver et stocker des documents et de l’information et sans utiliser de papier. Dans le contexte de croissance exponentielle de la production de documents, la GED prend de plus en plus d’importance pour les entreprises. Des gouvernements européens s’orientent également dans cette direction pour légiférer et encourager le passage à la gestion électronique de plusieurs documents. Pour plus d’informations, veuillez cliquer ici dita.4dconcept.fr

Logiciel GED : les avantages qui le rendent indispensable pour votre entreprise

Si les solutions GED deviennent progressivement indispensables dans une entreprise, c’est parce qu’elles présentent de nombreux avantages. Écologie, traitement de l’information, archivage, stockage ou encore sécurité : à tout égard, une gestion électronique de plusieurs documents rend les documents papiers obsolètes. Si vous voulez savoir exactement ce que le système GED peut apporter à votre entreprise, voici les principaux avantages du logiciel GED. Tout d’abord, la GED améliore la productivité. L’une des raisons pour lesquelles vous devrez équiper votre entreprise d’une solution de gestion électronique de documentation technique est qu’elle peut augmenter la productivité. Tous les employés peuvent accéder aux informations à tout moment et en tout lieu. Ils sont aussi libres de travailler ensemble sur des mêmes documents numériques. Puis, le logiciel GED peut réduire les coûts. En plus d’être encombrant et peu pratique, le papier a un coût. De nombreuses entreprises produisent plusieurs documents chaque semaine, et les prix peuvent vite devenir exorbitants. Surtout parce que vous devez toujours payer des frais de port, expédier plusieurs envois et allouer du temps de travail au traitement des documents papier et des équipements : copieurs, scanners, imprimantes.

Quelles solutions sont adaptées à la gestion électronique des documents ?

La transformation numérique de l’entreprise passe inévitablement par la dématérialisation de ses documents papiers. Il existe de nombreuses solutions GED, mais toutes les solutions ne sont pas égales. Tout d’abord, concernant les TPE et PME, vous devez évaluer vos besoins. Pour choisir une solution GED qui est la plus adaptée à votre entreprise, vous devez évaluer la gestion documentaire actuelle : combien d’e-mails papier recevez-vous chaque mois ? Combien de factures fournisseurs vous saisissez chaque mois ? La solution Zeendoc GED est spécifiquement adaptée aux flux de fichiers TPE/PME. Puis, il y a la collecte de fichiers. Les fichiers, qu’il s’agisse de fichiers papier ou de fichiers numériques, peuvent être placés dans le logiciel de gestion de fichiers de différentes manières. Pour la solution Zeendoc, vous pouvez utiliser plusieurs méthodes pour archiver vos documents numériques : imprimante virtuelle, dépôt direct, email. La formation pratique à la norme dita s’adresse aux responsables de service documentaire. Après, le stockage et la sécurité des documents. Le passage à un archivage électronique des documents est une belle opportunité pour protéger les flux d’informations au sein de l’entreprise.